Webex Hybrid Work. Made Real
ปัจจุบัน วิถีการทำงานเปลี่ยนแปลงไปมาก ทั้งที่มาจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยี และจากการปรับตัวเพื่อรับมือกับวิกฤตโควิด-19
หลายๆ หน่วยงาน มีการปรับเปลี่ยนโดยให้พนักงานที่เป็น Knowledge Worker ทำงานจากที่บ้าน หรือที่เรียกว่า Work From Home (WFH) แต่พนักงานกลุ่ม Field and Frontline Worker ก็ยังจำเป็นต้องทำงานที่หน้างาน
แต่อย่างไรก็ตาม ทั้ง 2 ส่วน ก็มีความสอดคล้องกัน
The Future of Work is Hybrid
ในบางประเทศ เช่น สหรัฐอเมริกา ถึงแม้ว่าจะเริ่มเปิดประเทศ เริ่มให้พนักงานเข้าทำงานในออฟฟิศแล้ว แต่ก็พบว่า พนักงานบางส่วนยังต้องการทำงานแบบ WFH ต่อ เนื่องจากมีข้อดีคือ ลดการแพร่ระบาดของเชื้อโควิด-19 ประหยัดค่าเดินทาง ฯลฯ ดังนั้นจึงทำให้เกิดรูปแบบการทำงานแบบผสมผสานเกิดขึ้น และมีแนวโน้มสูงที่จะคงรูปแบบนี้ต่อไปในอนาคต
Hybrid Work Solutions must be…
Hybrid Work เป็นรูปแบบการทำงานที่เหมาะสมในสถานการณ์ปัจจุบันและในอนาคต เป็นการทำงานที่ผสมผสาน ทั้งการทำงานที่บ้าน ที่ออฟฟิศ หรือที่ใดก็ตาม
Hybrid Work Solutions มีหลัก 5 ข้อ ได้แก่
- Flexible สามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับการทำงานทุกรูปแบบ ทุกบทบาท ทุกสภาพแวดล้อม
- Inclusive ทำให้ทุกคนได้รับประสบการณ์ที่เท่าเทียมกัน เสมือนว่ากำลังทำงานร่วมกัน
- Supportive มุ่งเน้นเรื่องความปลอดภัย ความเข้าอกเข้าใจกัน และสุขภาวะที่ดี
- Secure มีการดีไซน์ที่ปลอดภัย และมีความเป็นส่วนตัว
- Managed การวางโครงสร้างสมัยใหม่ มีการบริหารจัดการที่ไร้รอยต่อ
ซึ่ง Webex Suite มี function การทำงานที่ครบครัน สามารถตอบโจทย์การทำงานแบบ Hybrid work ได้ ไม่ว่าจะเป็นการโทร การสร้างโพล การส่งข้อความ การสร้าง event หรือการสร้างห้องประชุม
1.Flexible ช่วยให้เราสามารถทำงานได้สะดวกขึ้น ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ด้วย feature ความสามารถต่างๆ ได้แก่
- Custom Layouts สามารถปรับ Layout ได้ตามความต้องการ เช่น เลือกให้ผู้พูดที่มีความสำคัญที่สุดอยู่ในกรอบใหญ่ที่สุด
- Slido ช่วยสร้าง Engagement ระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง ผู้ใช้ Webex สามารถ log in ใน Slido เพื่อสร้างโพลได้ทันที
- Devices for all spaces and worker types อุปกรณ์ที่ทำให้ทำงานได้สะดวกจากทุกสถานที่ และทุกรูปแบบของงาน แบ่งเป็น Devices for home office หรืออุปกรณ์สำหรับ WFH ได้แก่
- Webex Headset
- Webex Desk Camera กล้อง 4K พร้อมไมค์ในตัว สามารถหมุนตามผู้พูด ใช้งานง่ายเพียงเสียบ USB
- Webex Desk / Desk Pro ใช้งานง่าย สามารถสร้างปุ่มลัดได้ว่า ต้องการเข้าร่วมการประชุมผ่านโปรแกรมใด
อีกส่วนหนึ่งคือ Devices for the workplace หรืออุปกรณ์สำหรับทำงานที่สำนักงานหรือ ห้องประชุมในออฟฟิศ ได้แก่
- Webex Desk Hub
- Webex Desk Pro
- Webex Room Series
- Webex Board Series
Webex Assistant skills platform ระบบสั่งการด้วยเสียง เช่น จองห้องประชุม สั่งน้ำและอาหาร
2.Inclusive การสร้างมุมมองใหม่ ผ่าน event รูปแบบใหม่ ให้ความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกัน ช่วยแพร่กระจาย ให้ทุกคนเข้าร่วมได้จากทุกที่ สามารถ Interact กันได้
- Comprehensive event technology stack Webex ได้ครอบคลุมทุกรูปแบบของ event ไม่ว่าจะเป็น Webinars, Webcasts, Conferences
- Webinar mode รองรับผู้เข้าร่วม webinar ได้ถึง 10,000 คน ทุกคนสามารถสื่อสารผ่านกล้อง และไมค์ได้
- Webcast mode สามารถถ่ายทอดสดให้คนภายนอกได้ด้วย รองรับผู้เข้าร่วมได้ถึง 100,000 คน
- Conference สามารถสร้างประสบการณ์ การ conference ที่เสมือนการประชุมแบบ face-to-face ด้วยภาพระดับ high-quality
จะเห็นว่า Hybrid Events สามารถตอบโจทย์ในเรื่องของ Engagement และ Reach ได้สูงกว่า Live Events และ Virtual Events
- Continuous engagement Webex ยังช่วยในทุกขั้นตอนของการจัด event
- Pre-event : ช่วยสร้างกำหนดการ, ดูจำนวนผู้เข้าร่วมที่ลงทะเบียนในระบบ เพื่อนำไปต่อยอดในการทำ Marketing ฯลฯ
- In-event : ช่วยถ่ายทอดสด, ดึง sponsor เข้ามาได้, สร้าง experience ทั้งบน mobile และ web ฯลฯ
- Post-event : รวบรวมข้อมูล ทำเป็นวิดีโอสำหรับดูย้อนหลัง
Webex ได้ร่วมกับ Socio ซึ่งเป็นบริษัท Organizer เพื่อสร้างประสบการณ์ Hybrid Event ให้ดียิ่งขึ้น เช่น การจัดทำ e-brochure, การทำโพล ฯลฯ ให้ทุกคนรู้สึกถึงความเป็นส่วนหนึ่งของ event นั้นๆ
- Real-time translation เป็นอีกความสามารถหนึ่งที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมทุกคนได้รับประสบการณ์ที่ดีไปพร้อมๆกัน สามารถแปลจากภาษาอังกฤษและภาษาอื่นอีก 11 ภาษา ให้เป็นภาษาต่างๆ ได้ถึง 108 ภาษา ช่วยลดปัญหาด้าน Language Barrier
- Background voice removal ช่วยลดเสียงผู้อื่น และเสียงจากสิ่งแวดล้อม ที่ไม่ใช่เสียงผู้พูดออกไปได้
- Immersive Share ให้ผู้นำเสนอมี interact กับ presentation มากขึ้น โดยการเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของ presentation เพื่อ deliver ประเด็นสำคัญให้ดียิ่งขึ้น
- People Focus สามารถโฟกัสใบหน้าทุกคน โดยแสดงเป็น grid คนละ grid ขนาดเท่าๆกัน แม้ว่าจะอยู่ในที่เดียวกันก็ตาม ช่วยให้เกิดความรู้สึกมีส่วนร่วม
3.Supportive Webex ช่วยในเรื่องของ Well-being, Self Leadership และ Work Life Balance
- Personal Insights Webex ร่วมกับ Thrive Global เพื่อแสดง Personal Insights วิเคราะห์ว่าในหนึ่งวันเราเข้าประชุมมากน้อยเพียงใด ทำงานเยอะเกินไปหรือไม่ ควรพักผ่อนเมื่อไหร่ สามารถ set alert เป็น message มาให้ว่า ประชุมเกินเวลากี่ชั่วโมงแล้ว เพื่อให้ลุกไปพักผ่อน
- Conference Room Alerts เนื่องจาก Webex เป็น Open Platform หากกลับไปทำงานที่ออฟฟิศ ก็สามารถเชื่อมต่อกับ Digital Signage เพื่อแสดง Policy หรือคำเตือน เกี่ยวกับ Social Distancing ได้ และยังสามารถจำกัด Room Capacity ได้ หากมีคนในห้องประชุมมากเกินกำหนด อุปกรณ์ End Point จะ detect ได้ และส่ง alert ไปที่ admin เพื่อให้ take action ต่อไป
- Cleaning Notificationสามารถแสดงว่าพื้นที่ที่เราไป มีการทำความสะอาดหรือยัง หากยังไม่มี ก็สามารถใช้ Webex Assistant เรียกเจ้าหน้าที่ไปทำความสะอาดได้ ซึ่งการใช้ voice command ช่วยเพิ่ม touchless experience ลดการสัมผัส ลดความเสี่ยงการแพร่เชื้อโควิด-19
4.Secure ความปลอดภัย เป็นสิ่งสำคัญมากในการทำงานแบบ Hybrid เนื่องจากทุกคนทำงานจากต่างสถานที่ ซึ่งมีหลักการ 3 ข้อ ในการทำ Meeting Solution ที่ปลอดภัย ได้แก่ Secure by design, Private by default และ Compliant for all
- Secure by design มีความปลอดภัยในตัว
- Zero trust security การเข้าถึงข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน มีการยืนยันตัวตน มีการทำ End-to-end Encryption
- Private by default มีความเป็นส่วนตัว
- Private and transparent ไม่มีการนำข้อมูลลูกค้าที่ใช้งานไปใช้ต่อ สามารถดู Privacy Datasheet ได้จากบนเว็บ Portal
- Compliant for all สามารถใช้ร่วมกับระบบอื่นได้ด้วย
- Compliance : real-time data loss prevention ให้ผู้ใช้กำหนด policy ได้เอง เพิ่มความเป็นส่วนตัวมากขึ้น
- Webex compliance tool integrations เป็น partner กับรายอื่นๆ เพื่อสร้าง environment ที่ดียิ่งขึ้น เช่น McAfee, Paloalto, Veritas และอื่นๆ
- Calling controls สามารถทำ Voicemail controls, Call blocking, Reduce robocalls และ Ray Baum regulations (Emergency Call)
Webex ได้รับการรับรองจากองค์กร National Security Agency (NSA) ว่ามี feature ที่สามารถรักษาความปลอดภัยได้
5.Managed Webex ช่วยจัดการ และอำนวยความสะดวกให้ผู้ดูแลระบบ จากเดิมที่ต้องบริหารจัดการ ณ สถานที่จริง แต่เมื่อมีการปรับเปลี่ยนเป็นแบบ Hybrid Work ฝ่าย IT ก็ต้อง transform ตัวเอง เช่น อาจจะต้อง support โดยการ remote ในระยะยาว รวมถึงเปลี่ยนแปลงการทำงานในสำนักงานด้วย
- Control Hub Webex มี Control Hub ที่ช่วยดู environment ได้แบบ Real-time
สามารถจัดการ Hardware ได้หลายตัวพร้อมกัน จากจุดเดียว มีความยืดหยุ่น สามารถ access จากที่ไหนก็ได้
หากมีการ drop จะรู้ได้ทันทีว่าสาเหตุมาจากอะไร ช่วย scope down ลงมาได้ ส่วนการ set up device เช่น ไมค์ ก็สามารถมอง device ของแต่ละผู้ใช้งานได้ สามารถ setting ใส่ค่า Firmware ได้
- User Satisfaction Surveys สามารถดูแบบสอบถามความพึงพอใจของผู้ใช้งานได้แบบ Real-time และยังสามารถ export ออกมาได้ เพื่อให้ฝ่าย IT นำไปปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น
Webex เป็น solution เดียวที่ช่วยให้ฝ่าย IT สามารถจัดการทุกผู้ใช้งาน ทุก device ได้จากทุกสถานที่ จาก Control Hub
Webex Suite ให้มากกว่าการประชุม ช่วยให้ทำงานแบบ Hybrid Work ได้อย่างมีประสิทธิภาพ